Waarom is een gesprekscyclus belangrijk?
De gesprekscyclus is hét moment om met je medewerker te spreken over zijn welzijn, prestaties en ontwikkeling. Door hiervoor geplande momenten voor af te spreken, een goede insteek te kiezen en goede formulieren te gebruiken doe je, je organisatie en je medewerkers een enorm cadeau.
Een goede gesprekscyclus helpt om je mensen:
- Het presteren te verbeteren;
- Het werkgeluk te versterken en te vergroten;
- Het uitdragen van je organisatiecultuur te versterken;
- Talenten verder te ontwikkelen;
- Medewerkers te binden;
- Een aantrekkelijke werkplek te zijn.
Maar, wat vroeger werkte, werkt niet meer (of heeft nooit echt gewerkt). Uit onderzoek blijkt dat:
- Slechts 30 % van de traditionele prestatiebeoordelingen leidt tot prestatieverbetering (Pulakos et al., 2019).
We zullen het dus op een andere manier moeten aanpakken. Een manier die cultuur centraal stelt, kijkt naar de huidige generaties op de werkvloer en leert van wat nooit heeft gewerkt.
Stap 1: start vanuit je uitdagingen
Veel organisaties maken hanteren een standaard gesprekscyclus, soms gevoed door formats die op het internet zijn gevonden. De gesprekscyclus is echter een ontzettend mooi instrument dat kan helpen in jouw strategische- en cultuuruitdagingen. Daarom is het goed om te starten bij de volgende vragen:
- Wat zijn onze strategische en cultuur uitdagingen? Als je naar je visie kijkt, wat zijn dan de gebieden waarop medewerkers zich met name nog moeten ontwikkelen?
- Wat zijn onze kernwaarden en missie? En hoe ziet een gesprekscyclus eruit die vanuit die kernwaarden en missie zijn gebouwd?
Een klant van ons had de kernwaarde: “Iedereen verlaat Benders met een lach”. Hoe kan een evaluatiegesprek dan anders beginnen dan met de vraag: “hoe vaak kom jij thuis met een lach op je gezicht?” Om zo even goed stil te staan bij het welzijn van de medewerker.
Stap 2: type gesprek en frequentie
Er bestaan verschillende type gesprekken. Het
belangrijkste is om geregeld te spreken met je medewerker over de ontwikkeling
en het welzijn. Dit noemen we ontwikkelgesprekken en die kunnen variëren van 15
minuten tot 1 uur.
Meestal adviseren wij daarnaast één of twee beoordelings-/functioneringsgesprekken.
Dit zijn gesprekken met wat meer voorbereiding en een beoordelings- of
evaluatie perspectief.
De keuze in hoe vaak, hoe lang, verschillende gesprekken
gevoerd moeten worden, hangt af van jullie uitdagingen en cultuur. Als jouw
medewerkers de komende jaren een flinke ontwikkeling door moeten maken, zal een
goed gesprek in het jaar zeker niet genoeg zijn.
Stap 3: goede formats
Goede formats helpen in het voeren van het juiste gesprek
en in een juiste voorbereiding. De juiste vragen en thema’s in een
ontwikkelplan zorgen ervoor dat de medewerker goed gaat nadenken over zijn
ontwikkeling. Een goede leidraad voor een ontwikkelgesprek en evaluatiegesprek
zorgt dat op de juiste manier gereflecteerd wordt door werkgever en werknemer.
· Een goed formulier stimuleert de medewerker tot eigenaarschap.
Goede formats helpen ook om acties en besluiten vast te
leggen en zorgen voor een juiste ondertekening.
Stap 4: wijze van evaluatie en beoordeling
De wijze waarop het functioneren van medewerkers wordt geëvalueerd kun je op verschillende manieren insteken. Dit is een moment om echt kleur te bekennen en je organisatiecultuur te laten zien.
In de meeste cycli beoordeelt de leidinggevende de medewerker in ook een nogal eenzijdig gesprek. Er zijn echter meer opties, die ook nog eens de betrokkenheid en wederkerigheid in je cultuur versterken.
Denk eens aan:
- Een eigen beoordeling door de medewerker;
- Een beoordeling door collega’s of klanten;
- Een wederkerige beoordeling van de medewerker, richting de leidinggevende.
De meeste organisaties beoordelen vooral op prestaties. Dit is ons inziens een gemiste kans. Natuurlijk, op het einde van de dag gaat het om presteren, maar de weg naar goede prestaties is natuurlijk…. Precies, cultuur!
Stap 5: training van leidinggevenden en medewerkers
Na het goed inrichten is het belangrijk de nieuwe cyclus goed te gaan gebruiken. Dit vergt vaak nieuwe vaardigheden in gesprekstechniek en leiderschap en het leren werken met de nieuwe tools.
Hulp nodig bij het goed inrichten van de gesprekscyclus? Neem contact met ons op!
